Manuale delle Procedure PAC

E1.1

Procedura per la realizzazione di inventari fisici periodici che definisca: tempi, modi e responsabilità.
La procedura presenterà la finalità di assicurare che:
a. l'inventario fisico venga effettuato da persone indipendenti da quelle che:
- sovrintendono alla custodia delle giacenze;
- redigono la contabilità' di magazzino.
b. un responsabile amministrativo sia incaricato alla supervisione dell'inventario fisico.
c. tutte le fasi dell'inventario fisico sono regolamentate da istruzioni scritte; tali istruzioni sono approvate dal responsabile e comunicate a coloro che eseguono l'inventario.
d. prima dell'inizio dell'inventario tutte le giacenze da inventariare vengano ordinate in modo da facilitare la corretta esecuzione delle conte fisiche. Nella conta fisica è necessario tenere in considerazione tutti i magazzini dislocati presso i vari reparti.
e. vengono separate le giacenze da non inventariare per non confonderle con quelle da contare. A tal fine, è necessario tenere un magazzino separato per i beni di terzi detenuti presso i locali Aziendali;
f. il personale che procede ai conteggi identifica facilmente le merci da inventariare perche' le stesse sono opportunamente contrassegnate ed etichettate.
g. vengono utilizzati adeguati metodi per determinare le quantita' in giacenza (es. conteggi, pesature, ecc.).
h. si utilizzano cartellini di inventario prenumerati (elencando i numeri dei cartellini utilizzati e di quelli non utilizzati) per garantire che il sommario d'inventario contenga tutti i conteggi effettuati e solo questi.
i. opportune verifiche dei conteggi vengono poste in essere da persone diverse da quelle che li hanno effettuati.
l. si predispongono adeguate procedure per garantire che tutte le merci vengano incluse nell'inventario e che siano conteggiate una sola volta.
m. chi supervisiona l'inventario effettua conteggi a campione nelle varie aree e svolge sondaggi per accertare che le merci sono state inventariate e che i conteggi sono stati registrati.
n. sono vietati i movimenti di merci durante l'inventario fisico o comunque sono tenuti sotto controllo per evitare errori nei conteggi dovuti alla movimentazione dei prodotti.
o. la merce di proprietà dell'Azienda non presente presso i lacali ma in DPC presso le farmacie deve essere verificata attraverso procedura di circolarizzazione dei depositari.

Direttore Amministrativo
SC Farmacia

04/02/2022

E2.1

Predisposizione di una procedura formalizzata relativa a carichi e scarichi da magazzino, in cui sia prevista:
a. apposita documentazione interna (con buoni prenumerati) ed apposite autorizzazioni per tutti i carichi a magazzino per materiali di acquisto e per i resi a fornitori.
b.adeguate procedure di controllo volte a garantire la completa e tempestiva contabilizzazione di tali documenti (ad es. a mezzo della prenumerazione dei documenti).
c. che i prelievi, i trasferimenti e i resi vengono effettuati con documenti interni prenumerati o numerati sequenzialmente.
d. che le autorizzazioni di tali movimenti sono emesse da persone indipendenti rispetto a chi gestisce i magazzini o tiene la contabilita' di magazzino.
e. che con metodi adatti (conteggi, pesature, ecc.) si determinano le quantita' prelevate o rese.
f. la completa e tempestiva contabilizzazione di tali documenti e' garantita dal sistema (ad es. con l'uso della prenumerazione dei documenti, l'uso di totali di controllo), ed anche attraverso il controllo da parte di un supervisore.

Direttore Amministrativo
SC Farmacia
SC Provveditorato

04/02/2022